Flex office : la fin du bureau attitré ? Mode d’emploi d’un modèle en plein essor / iStock.com - monkeybusinessimages
Le flex office, comment ça marche ?
Le flex office, c’est la fin du bureau personnel ; ce petit coin bien à soi, où s’épanouit la plante verte arrosée chaque jour avec soin et dont les murs sont couverts de photos de famille. À la place : des « open spaces » anonymisés, des salles de réunion hyper connectées, des espaces collaboratifs pour brainstormer, des « bulles » pour se détendre ou se concentrer, des « phone boxes » pour passer ses appels, des petits coins informels où l’on prend un café entre collègues... Autant d’espaces qui permettent aux collaborateurs de moduler leurs journées selon les taches qu’ils doivent effectuer. Chacun accède à son espace de travail en libre-service - ou sur réservation via une application dédiée - et, sa mission remplie, le libère après avoir effectué son « clean desk ». Cette règle d’or du flex office garantit à la fois la rotation fluide des postes, la protection des données sensibles, et un cadre aussi propre qu’épuré. L’espace de travail doit ainsi être libéré de tout effet ou document personnel, lesquels sont stockés dans des casiers individuels connectés, ou des espaces de rangements dédiés. Des lingettes sont également mises à la disposition des collaborateurs, qui sont invités à nettoyer les surfaces, pour faciliter la tâche aux équipes de ménage.
Des vertus, mais aussi quelques défis...
Le flex office peut être considéré comme une solution complémentaire au télétravail, ce qui permet au collaborateur d’alterner - selon ses besoins et ceux de l’entreprise - le travail à distance et le présentiel. L’entreprise peut ainsi envisager de réduire ses espaces de travail, et donc ses coûts immobiliers. Mais au-delà de cette optimisation foncière, c’est aussi le rapport au travail qui change. En effet, en utilisant télétravail et flex office - les deux piliers du travail hybride moderne – l’employeur favorise la mobilité et la transversalité des équipes. Il casse la routine, stimule l’esprit et la créativité. Il multiplie les rencontres interservices et les échanges informels, enrichissant ainsi les relations au sein de l’entreprise. Coté salariés, cette formule répond à des aspirations d’autonomie, de liberté, de modernité, et même d’écoresponsabilité ; car moins de surfaces, c’est aussi moins de consommation énergétique ! Pourtant derrière ces promesses vertueuses, le flex office a aussi ses revers : sentiment de “déterritorialisation” déstabilisant, perte de repères, tensions, voire conflits, si l’occupation des bureaux est mal gérée... Pour que l’aventure soit probante, l’employeur doit donc parfaitement calculer son taux de flex office. Par ailleurs, si le code du travail ne prévoit, pour l’heure, aucune disposition spécifique, l’entreprise doit tout de même, avant de généraliser la pratique, consulter le Comité Social et Économique (CSE) et réévaluer son Document Unique d’Évaluation des Risques (DUER), pour prévenir les troubles psychosociaux.
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